L’annuaire d’entreprise rassemble les contacts partagés du client. Ouvrez Annuaire, puis Contacts, après avoir sélectionné le client. Les carnets personnels restent distincts.
Chercher et consulter
Utilisez Rechercher un contact, une société ou un numéro, le filtre Carnet et les choix Tous les e-mails, Avec courriel, Sans courriel. Le tableau présente Nom, Société, Numéro, Email, Carnet et Note. Détails ouvre une consultation ; Modifier ouvre la saisie si vos droits le permettent.
« Annuaire tronqué » signifie que la recherche porte uniquement sur les fiches reçues. Un contact introuvable dans cette situation peut exister hors de la liste chargée. Une erreur de lecture ne signifie pas « Annuaire vide ».
Créer et modifier un contact
- Cliquez sur Nouveau contact ou Modifier.
- Vérifiez l’Annuaire de destination.
- Renseignez les coordonnées ci-dessous.
- Cliquez sur Enregistrer puis vérifiez la ligne. Annuler abandonne le brouillon.
| Champ | À quoi ça sert | Valeurs possibles | Exemple |
|---|---|---|---|
| Nom affiché | Repère du contact ; obligatoire | Texte non vide | Accueil partenaire |
| Numéro | Numéro principal ; obligatoire | Numéro de téléphone, unique pour ce client | +41225550123 |
| Société | Entreprise | Texte facultatif | Société Exemple |
| Mobile | Autre numéro | Numéro facultatif | +41795550123 |
| Adresse du contact | Adresse facultative | accueil@example.test | |
| Fonction | Rôle du contact | Texte facultatif | Réception |
| Note (facultative) | Précisions partagées | Texte facultatif | Joignable le matin |
| Annuaire de destination | Carnet qui contient la fiche | Carnet proposé | Fournisseurs |
Enregistrer exige un nom, un numéro, une modification et aucune opération en cours. « Nom obligatoire » ou « Numéro obligatoire : l'annuaire d'entreprise ne stocke pas de fiche sans numéro. » désigne la saisie à compléter. Si un numéro existe déjà, le refus du serveur précise le conflit : modifiez la fiche existante au lieu d’en créer une seconde.
Gérer les carnets et leur accès
Dans Gérer les carnets, choisissez Nouvel annuaire, Modifier l'annuaire ou Supprimer l'annuaire. Pour modifier ou supprimer, sélectionnez d’abord un carnet précis.
| Champ | À quoi ça sert | Valeurs possibles | Exemple |
|---|---|---|---|
| Nom | Nom du carnet ; obligatoire | 200 caractères maximum | Fournisseurs |
| Description | Présentation | Facultative, 500 caractères maximum | Contacts logistiques |
| Accès | Départements ou personnes autorisés | Tout le monde ou sélection de départements et utilisateurs | Service achats |
| Lecture / Lecture et modification | Niveau d’accès de la cible | Lecture seule ou avec modification | Lecture |
Ajoutez les destinataires d’accès puis leur droit. Une nouvelle attribution est en lecture seule au départ. Si les utilisateurs ou départements ne se chargent pas, la sélection reste indisponible. Enregistrer sauvegarde le carnet.
Supprimer l'annuaire supprime aussi tous ses contacts pour ce client. Relisez le nom dans la confirmation. Pour retirer une seule fiche, utilisez l’action du contact.
Importer et exporter
- Dans Actions, choisissez Importer CSV.
- Cliquez sur Télécharger le fichier modèle.
- Complétez ses sept colonnes en conservant les en-têtes ; le nom et le numéro sont obligatoires.
- Choisissez le fichier CSV ou TXT dans le dialogue d’import.
- Lisez les nombres de contacts importés et ignorés, ainsi que les lignes refusées.
« Choisissez un fichier CSV valide. » ou « Le fichier CSV est vide. » demande de corriger le fichier avant de le sélectionner à nouveau. Conservez les numéros de lignes donnés par le serveur pour corriger les données.
Exporter télécharge les contacts ; cette commande est bloquée pendant une lecture ou après son échec. Une exportation d’une sélection ne porte que sur les contacts sélectionnés.
Supprimer des contacts
Supprimer sur une ligne ouvre Supprimer ce contact ?. Le contact disparaîtra de l’annuaire partagé et du téléphone logiciel. Les cases permettent de préparer une suppression groupée ; Sélectionner tous les résultats sélectionne les résultats filtrés, pas un carnet invisible. Relisez le nombre dans la confirmation. En cas d’échec partiel, les lignes déjà supprimées ne reviennent pas : vérifiez le bilan avant de recommencer.
Vérifier le résultat
Recherchez le nom et le numéro, contrôlez le carnet et faites vérifier sa visibilité par un utilisateur concerné. Pour une source synchronisée, corrigez les données à la source selon le guide de synchronisation.
Si cela ne fonctionne pas
Effacez les filtres, vérifiez le client et les droits du carnet. Une erreur de chargement des accès ne permet pas de conclure que le carnet est public. Ne confondez pas un doublon de numéro et une panne d’annuaire.