Ouvrir les boîtes partagées
Ouvrez Boîtes vocales partagées pour le client sélectionné. Les boîtes personnelles se règlent dans la fiche de l’utilisateur. Recherchez la boîte, filtrez selon la présence d’une adresse e-mail et parcourez les pages. Les droits de consultation, de modification et d’accès aux messages conditionnent les commandes proposées.
Une boîte partagée reçoit les appels dirigés vers elle depuis un numéro, un groupe, une file ou un menu. Sa création ne l’affecte pas automatiquement à tous ces parcours. Préparez son numéro, son annonce et les personnes qui devront consulter ses messages.
Créer et modifier une boîte
Cliquez sur la création de boîte, complétez les champs puis enregistrez. Modifier reprend les valeurs de la boîte sélectionnée. Relisez les sections essentielles et les préférences avant de valider ; une erreur doit être corrigée dans la fiche avant de fermer.
| Champ | À quoi ça sert | Valeurs possibles | Exemple |
|---|---|---|---|
| Numéro de boîte vocale | Identifie la boîte | Numéro requis accepté par le client | 850 si libre |
| Nom | Libellé de la boîte | Texte, 128 caractères maximum | Messages accueil |
| Destinataire de notification | Adresse valide, facultative | accueil@example.org | |
| Nouveau code PIN | Protège la consultation | Nouveau secret, ou vide pour conserver l’existant | Définissez un secret adapté |
| Annonce d’accueil | Message entendu avant le dépôt | Son existant proposé | Annonce Accueil fermé |
| Boîte active | Rend la boîte utilisable | Oui ou non | Oui |
| Demander le mot de passe | Contrôle de consultation | Activé ou désactivé | Activé |
| Langue | Langue de la messagerie | Héritée ou une langue proposée | Français |
| Fuseau horaire | Présentation des dates | Hérité ou zone proposée | Europe/Zurich |
| Adresse de notification courte | Adresse secondaire de notification | Adresse e-mail, 254 caractères maximum | permanence@example.org |
| Nombre maximal de messages | Limite de stockage de la boîte | Vide ou entier de 1 à 10 000 | 100 |
| Joindre l’audio | Ajoute le message à l’e-mail | Oui ou non | Oui |
| Supprimer après envoi par e-mail | Retire le message après l’envoi prévu | Oui ou non | Non pour conserver une copie dans la boîte |
Un champ secret vide conserve la valeur déjà enregistrée. La commande explicite d’effacement supprime cette valeur : utilisez-la seulement si c’est le résultat voulu. Un e-mail valide ne garantit pas à lui seul que la livraison fonctionne ; testez la réception après configuration.
Régler l’enregistrement des messages
Cliquez sur Paramètres pour ouvrir Paramètres des boîtes vocales. Les paramètres de dépôt du client règlent la durée maximale, le silence et le bip. La durée maximale accepte 15 à 3 600 secondes. Le délai de silence accepte 1 à 60 secondes et ne doit pas dépasser la durée maximale. Activez ou désactivez le bip selon le comportement souhaité, puis enregistrez ces paramètres.
Ces réglages concernent le client, pas uniquement une ligne de boîte sélectionnée. Effectuez un dépôt court, un silence et une lecture complète pour vérifier l’annonce, le bip et la fin d’enregistrement.
Écouter et classer les messages
Ouvrez Messages et membres sur la boîte. Consultez les nouveaux messages puis les anciens, et changez de page si nécessaire. Vérifiez l’appelant, la date et la durée avant Écouter. L’audio est demandé lorsque vous le consultez ; une erreur de chargement ne signifie pas que le message a été supprimé.
Utilisez Marquer lu ou Marquer non lu pour changer le classement. La suppression d’un message demande confirmation et retire le message ainsi que son audio. Relisez l’élément visé avant de confirmer ; annulez pour le garder. Après traitement, vérifiez le dossier et les compteurs.
Gérer les membres
Dans la même fiche, choisissez un utilisateur dans la liste proposée, puis ajoutez-le à la boîte. Recherchez et parcourez les pages si l’utilisateur n’apparaît pas. Une absence de droits sur les utilisateurs peut empêcher ce choix ; elle ne prouve pas que le compte n’existe pas.
Pour retirer un membre, utilisez sa commande de suppression et confirmez la relation concernée. Cela retire son appartenance à la boîte ; la suppression de la boîte entière est une autre action. Contrôlez ensuite la liste des membres.
Supprimer et vérifier la distribution
Depuis la liste des boîtes, Supprimer ouvre une confirmation portant sur la boîte et ses messages. Réaffectez d’abord les parcours qui doivent continuer à recevoir les appels. En cas de refus ou de dépendance signalée, corrigez la ressource indiquée avant de recommencer.
Après création ou modification, appelez le parcours concerné, laissez un message, vérifiez la notification puis consultez-le avec un membre autorisé. Pour le contenu des notifications, consultez Modèles d’e-mail.