Choisir le bon espace
MaxiPBX distingue votre espace personnel, l’administration d’un client et l’administration de l’installation. Un client désigne ici une entreprise ou un espace de travail, pas la personne que vous appelez.
Votre espace personnel regroupe vos communications. L’administration du client gère les ressources de l’entreprise choisie. Système concerne l’installation et ses clients. Les menus sont filtrés selon les droits, les capacités du compte et certaines fonctions activées. Une rubrique visible pour un collègue peut être absente de votre écran.
- Connectez-vous avec le compte adapté à votre tâche.
- Vérifiez si vous êtes dans le téléphone ou dans l’administration.
- Dans l’administration, contrôlez le client avant de saisir des données.
Le rôle de superviseur ne donne pas automatiquement tous les droits d’administration. Une permission de lecture ne garantit pas une permission de modification.
Sélectionner le client de travail
- Cliquez sur Sélectionner un client ou sur l’identité du client déjà affiché dans la barre supérieure.
- Repérez le numéro et le nom de l’entreprise dans la liste. Un compteur d’utilisateurs apparaît seulement si cette donnée est connue.
- Cliquez sur le client voulu. La liste se ferme et la coche indique le client actif.
- Vérifiez le nouveau nom avant d’ouvrir une fiche ou d’enregistrer.
Un choix précédent peut être restauré s’il est encore autorisé. L’administrateur système n’obtient pas un client pris au hasard. Un compte limité à un unique client peut retrouver automatiquement cet espace.
Clients indisponibles signale une lecture échouée et désactive le sélecteur. Aucun client peut apparaître pendant l’absence de données ; attendez la fin du chargement avant de conclure. Si aucun client n’existe et que vous êtes administrateur système, Ajouter un client ouvre la création. Cette commande existe aussi en bas de la liste pour ce profil.
Changer de client change la portée des écrans. Terminez ou abandonnez explicitement votre formulaire avant de changer d’espace. Une réponse tardive d’une opération ne doit pas vous faire travailler dans le mauvais client.
Ouvrir, déplacer et réduire le menu
Sur petit écran, Menu ouvre ou ferme la navigation. Sur ordinateur, Position du menu propose Menu à gauche, Menu à droite, Menu en haut et Menu en bas. Choisissez la position souhaitée ; la coche marque le choix actif. Cette présentation ne vous donne aucun droit supplémentaire.
Dans le menu latéral, Réduire le menu conserve les icônes et Déployer le menu retrouve les libellés. Une rubrique avec sous-rubriques se déplie pour montrer les choix. Cliquez ensuite sur le libellé précis. Dans une barre d’icônes ou un menu horizontal, les groupes ouvrent un menu de choix ; au clavier, placez le focus sur le groupe puis utilisez Entrée ou Espace.
Système ouvre les rubriques d’installation autorisées. Retour au client revient à la navigation du client ; vérifiez toujours son nom. Le logo mène à l’espace personnel. Ouvrir le softphone ouvre également le téléphone. Support rejoint l’écran de support lorsque vous y êtes autorisé.
Utiliser le fil d’Ariane
Le fil d’Ariane est la suite de repères placée au-dessus de la page. Il permet de comprendre d’où vous venez et de revenir à une rubrique par son nom. Un repère avec une flèche ouvre les destinations de son groupe ; choisissez ensuite le libellé voulu. Le repère courant est distingué des autres.
Une même page peut être accessible depuis plusieurs groupes. Le chemin de navigation conserve l’origine utilisée pour vous aider à revenir au bon groupe. Ce retour n’enregistre pas automatiquement une fiche : lisez le dialogue de modifications non enregistrées.
Trouver une fonction dans l’administration
- Cliquez sur Rechercher, représenté par la loupe. Son indication est Rechercher une fonction, un menu ou un raccourci….
- Saisissez un nom ou un mot lié à votre besoin.
- Choisissez un résultat pour ouvrir sa destination.
- Fermez la fenêtre si vous ne souhaitez plus changer de page.
La recherche respecte les droits du compte. Ses raccourcis incluent Utilisateurs, Groupes d'appel, Files, SVI (menus vocaux), Trunks SIP, Numéros partagés, Appareils, Messageries, Paramètres IA et Conférences, lorsqu’ils sont autorisés. Les paramètres d’intelligence artificielle s’ouvrent dans les paramètres généraux du client.
Si aucun résultat ne répond à votre besoin, vérifiez le mot recherché et vos droits avant de conclure que la fonction n’existe pas. L’ouverture d’un résultat peut déclencher la confirmation de sortie d’un formulaire modifié.
Repérer les menus d’administration
Les entrées ci-dessous constituent les repères de navigation. Cliquez sur la rubrique ou dépliez son groupe, puis choisissez le sous-menu indiqué. Elles ouvrent les écrans correspondants ; leur présence dépend des droits. Les descriptions servent à choisir l’écran, les opérations détaillées se font dans cet écran.
Un numéro interne est une extension. Un numéro externe fourni par l’opérateur peut être appelé SDA. Un trunk SIP est la connexion à l’opérateur. Un SVI est un menu vocal où l’appelant fait un choix. Ces termes peuvent figurer tels quels dans les menus.
| Menu | À quoi il sert |
|---|---|
| Tableau de bord | Consulter la vue d’ensemble du client et ses indicateurs. |
| Espace de gestion | Ouvrir l’espace de gestion autorisé à votre profil. |
| Collaborateurs | Retrouver les personnes de l’entreprise. |
| Utilisateurs | Ouvrir les comptes utilisateurs et leurs fiches. |
| Départements | Organiser les départements de l’équipe. |
| Groupes de touches | Retrouver les groupes de touches des postes. |
| Appareils | Ouvrir la liste des appareils. |
| Appareils connectés | Consulter les appareils connectés. |
| Trunks et routes | Regrouper les connexions opérateur et leurs routes. |
| Trunks SIP | Ouvrir les connexions à l’opérateur ; cette entrée du menu est réservée au profil système. |
| Plages de numérotation | Ouvrir les plages de numéros disponibles. |
| Plan de numérotation | Consulter le plan des numéros internes. |
| Numéros partagés | Retrouver les numéros partagés. |
| Numéros entrants | Ouvrir les numéros reçus et leurs destinations. |
| Routes sortantes | Ouvrir les règles d’acheminement vers l’extérieur. |
| Numéros d'urgence | Accéder aux numéros d’urgence. |
| Supervision des appels | Consulter la supervision des appels. |
| Routage d'appels | Regrouper les parcours et destinations des appels. |
| Flux d'appels | Ouvrir les flux d’appels ; la navigation signale cette entrée comme bêta. |
| Groupes d'appel | Ouvrir les groupes qui distribuent un appel à plusieurs postes. |
| Files | Ouvrir les files d’attente. |
| SVI à code PIN | Ouvrir les menus vocaux protégés par code PIN. |
| SVI (menus vocaux) | Ouvrir les menus vocaux et leurs choix. |
| Horaires | Retrouver les horaires utilisés par les appels. |
| Conditions | Ouvrir les conditions de routage. |
| Sons & annonces | Retrouver les sons et annonces. |
| Musiques d'attente | Ouvrir les musiques d’attente. |
| Agent vocal IA | Ouvrir la gestion des agents vocaux utilisant l’intelligence artificielle. |
| Centre d'appels | Regrouper les outils du centre d’appels. |
| Superviseur | Ouvrir la vue du superviseur. |
| Stats centre d'appels | Consulter les statistiques du centre d’appels ; également accessible par Analyse & rapports. |
| Wallboard | Ouvrir le tableau d’affichage collectif du centre d’appels ; également accessible par Analyse & rapports. |
| Horaires agents | Retrouver les horaires des agents. |
| Standards opérateur | Ouvrir les standards opérateur. |
| Campagnes | Retrouver les campagnes d’appels. |
| Services d'appel | Regrouper les services complémentaires aux appels. |
| Messageries | Ouvrir les messageries vocales. |
| Conférences | Ouvrir les conférences audio. |
| Réunions | Ouvrir les réunions. |
| Parkings d'appels | Retrouver les emplacements de mise en attente partagée des appels. |
| Interception d'appels | Ouvrir les règles d’interception d’un appel destiné à un autre poste. |
| Codes d'accès | Retrouver les codes d’accès. |
| Composition rapide | Ouvrir les raccourcis de composition. |
| Intercom / annonces | Ouvrir les fonctions d’annonces et d’intercommunication. |
| Assistants | Ouvrir la délégation vers des assistants. |
| Communications | Regrouper les outils de communication. |
| Omni | Ouvrir l’espace des conversations Omni. |
| Support e-mail | Retrouver le support par courriel. |
| Annuaire | Regrouper les fonctions d’annuaire. |
| Contacts | Ouvrir le carnet de contacts. |
| Synchronisation | Ouvrir les sources et synchronisations de contacts. |
| Sur les téléphones | Ouvrir les réglages d’annuaire sur les téléphones. |
| Chambres | Ouvrir les chambres si le module hôtelier et les droits sont actifs. |
| Journal d'appels | Consulter le journal des appels. |
| Statistiques | Regrouper les statistiques et rapports. |
| Statistiques | Ouvrir les statistiques du client. |
| Rapports sur mesure | Ouvrir les rapports personnalisés. |
| Rapports planifiés | Retrouver les rapports planifiés. |
| Microsoft 365 | Ouvrir l’intégration Microsoft 365. |
| Google Workspace | Ouvrir l’intégration Google Workspace. |
| CRM | Ouvrir les intégrations avec la gestion de la relation client, appelée CRM. |
| Paramètres généraux | Ouvrir les paramètres généraux du client. |
| API | Ouvrir les accès destinés aux logiciels externes ; API désigne leur interface de communication. |
| Support | Ouvrir le support. |
Repérer les menus de votre espace personnel
Cliquez sur une entrée du téléphone pour changer de rubrique. Sur petit écran, ouvrez d’abord son menu. Les capacités de votre compte filtrent les choix ; certaines rubriques concernent les agents ou la supervision.
| Menu | À quoi il sert |
|---|---|
| Téléphone | Retrouver votre téléphone. |
| Fax | Ouvrir les fax. |
| Historique | Consulter vos appels récents. |
| Contacts | Retrouver vos contacts. |
| Chat | Ouvrir vos échanges écrits. |
| SMS | Ouvrir les messages SMS. |
| Messagerie | Retrouver votre messagerie vocale. |
| Réunions | Ouvrir les réunions. |
| Rappels | Retrouver les rappels d’appels. |
| Transcriptions récentes | Retrouver les transcriptions disponibles. |
| Omni | Ouvrir les conversations sur les canaux disponibles. |
| Support | Ouvrir le suivi du support. |
| Files | Retrouver les files autorisées à votre compte. |
| Enregistrements | Consulter les enregistrements auxquels vous avez accès. |
| Composeur | Ouvrir le composeur d’appels. |
| Campagnes | Retrouver les campagnes accessibles. |
| Supervision | Ouvrir la supervision selon votre profil. |
| Statistiques | Consulter vos statistiques autorisées. |
| Paramètres | Retrouver les réglages personnels. |
Utiliser la palette du téléphone
Appuyez sur Ctrl+K, ou Commande+K sur Mac, pour ouvrir Palette de commandes. Cherchez une rubrique et sélectionnez le résultat. La navigation ferme la palette et ouvre la rubrique choisie.
Les groupes Navigation, Récents et Actions organisent les résultats. Sélectionner un appel récent demande de rappeler ce numéro et ferme la palette. Vérifiez le destinataire avant de le sélectionner ; ce choix peut lancer un appel. Changer de thème bascule entre clair et sombre. La lecture des récents peut échouer sans rendre toute la navigation indisponible : « Impossible de charger les appels récents. » indique précisément ce problème.
Ouvrir l’aide du bon écran
Le bouton d’aide avec un point d’interrogation ouvre la documentation dans un autre onglet. Il suit l’écran, la fiche ou l’onglet actif lorsque l’aide correspondante est disponible. Le formulaire courant reste dans son onglet.
- Ouvrez la rubrique ou la fiche qui vous pose problème.
- Cliquez sur son point d’interrogation.
- Lisez la partie indiquée dans le wiki.
- Revenez à l’onglet du téléphone pour poursuivre votre saisie.
Si le wiki de votre fournisseur n’est pas configuré, ce bouton peut être absent. Si une aide précise n’est pas encore publiée, le wiki peut vous ramener à une rubrique plus générale ou à son accueil. Consultez votre documentation et recherchez le nom du menu.
Vérifier le résultat
Le titre de l’écran, le menu actif et le client affiché correspondent à votre intention. Avant Enregistrer, vérifiez de nouveau le client et les champs modifiés. Pour commencer une nouvelle équipe, ouvrez Clients.
Si cela ne fonctionne pas
Un menu absent peut correspondre à un droit manquant, une capacité désactivée ou un autre espace. Déployez d’abord le groupe, contrôlez votre compte et votre client, puis demandez à l’administrateur de vérifier vos accès. Un changement de disposition ne rétablit pas des droits. Pour une erreur, une liste vide ou une confirmation de sortie, consultez États et accès.