Organiser la téléphonie d’un établissement
L’écran Chambres s’adresse à la réception et aux administrateurs de l’établissement. Sélectionnez le client avant de l’ouvrir. Les droits sont distincts pour les chambres, séjours, réservations, clients, factures, réveils, urgences et raccordement au logiciel hôtelier. Un changement de client ramène à Réception et ferme la création en cours.
Les onglets sont Réception, Accueil, Réservations, Clients, Facturation, Registre, Historique, Réveils, Urgences, Groupes et Configuration. Afficher sur TV / Plein écran ouvre l’affichage hôtelier ; vérifiez le client et les informations visibles avant de diffuser l’écran.
Créer une chambre et suivre son état
- Cliquez sur Nouvelle chambre. Vous arrivez dans Réception.
- Renseignez le numéro de chambre, son numéro interne et son état de ménage.
- Cliquez sur Enregistrer. Annuler ferme le dialogue sans enregistrer.
- Recherchez la chambre ou filtrez l’état de ménage pour la retrouver.
- Ouvrez sa fiche pour lire le séjour et ses opérations.
| Champ | À quoi ça sert | Valeurs possibles | Exemple |
|---|---|---|---|
| Chambre | Identifier la chambre ; obligatoire | Numéro accepté par le formulaire et unique dans le contexte | 101 |
| Extension | Numéro interne du téléphone ; obligatoire | Numéro interne de la chambre | 4101 |
| Statut | Indiquer le ménage | États proposés ; propre au départ | Propre |
La grille propose les changements de ménage et de ne-pas-déranger selon les droits. Leur réussite doit être vérifiée sur la chambre. Supprimer ouvre Supprimer cette chambre ? ; relisez le numéro avant de confirmer. La suppression en sélection multiple est également réservée aux personnes autorisées. Un conflit de numéro ou de poste reste affiché dans le formulaire ; corrigez-le avant de recommencer.
Ouvrir un séjour, affecter un occupant et libérer
La fiche Chambre distingue le Séjour en cours et l’Historique. Pour accueillir un occupant, saisissez Nom de l’occupant, sélectionnez sa fiche lorsque proposée, puis Affecter. Vérifiez que le séjour apparaît avant d’ajouter des consommations.
Libérer la chambre termine le séjour courant. Contrôlez le séjour concerné et les informations affichées avant la confirmation éventuelle. L’onglet Accueil rassemble les arrivées, départs et alertes pour le travail de réception. Check-in ouvre le séjour d’une réservation admissible ; une réservation encore en brouillon doit d’abord être confirmée. L’acquittement d’une alerte marque sa prise en compte.
Dans la fiche de séjour, Description, Type et Montant préparent une charge. Poster ajoute cette charge au séjour sélectionné. Relisez la description et le montant avant cette écriture. L’historique permet de sélectionner un séjour antérieur ; les actions d’occupation concernent le séjour courant et ne doivent pas être confondues avec sa consultation.
Enregistrer une réservation
- Ouvrez Réservations, puis Nouvelle réservation.
- Choisissez le type : chambre ou ressource proposée.
- Remplissez les informations adaptées au type.
- Cliquez sur Enregistrer ; Annuler quitte le dialogue.
- Dans la liste, utilisez Modifier, l’annulation ou la suppression sur la réservation voulue.
| Champ | À quoi ça sert | Valeurs possibles | Exemple |
|---|---|---|---|
| Type | Choisir ce qui est réservé | Chambre ou autre type proposé | Chambre |
| Ressource | Nommer la ressource hors chambre ; obligatoire dans ce cas | Texte | Salle du matin |
| Description | Préciser la prestation | Texte | Réunion |
| Heure d’arrivée | Préciser l’accueil | Heure | 15:00 |
| Qté | Quantité de ressource | Entier de 1 à 999 | 1 |
| Chambre | Affecter une chambre ; obligatoire pour ce type | Chambre disponible dans le catalogue | 101 |
| Nom de l’occupant | Identifier la réservation ; obligatoire | Texte non vide, avec fiche client si choisie | Camille Exemple |
| Arrivée | Date de début ; obligatoire | Date | 20 octobre |
| Départ | Fin ; obligatoire | Après l’arrivée pour une chambre, au moins une nuit | 22 octobre |
| Statut | Définir l’état avant séjour | États proposés ; confirmé au départ | Confirmé |
| Adultes | Nombre d’adultes | 1 à 99 ; 1 au départ | 2 |
| Enfants | Nombre d’enfants | 0 à 99 ; 0 au départ | 0 |
| Tarif total du séjour | Montant facultatif | Nombre positif ou nul, au plus deux décimales, point ou virgule | 250,00 |
| Devise | Unité du tarif ; requise si tarif saisi | Trois lettres majuscules | CHF |
| Source | Origine de réservation | Valeurs proposées ; direct au départ | Direct |
| Notes | Précisions internes | Texte | Arrivée tardive |
Les champs requis manquants sont nommés. Pour une chambre, un départ égal à l’arrivée est refusé. Un conflit signalé par le serveur doit être résolu avant validation ; modifier uniquement la description ne résout pas un chevauchement de chambre. Check-in n’est proposé utilement que pour une réservation dans l’état attendu.
Importer un calendrier avec aperçu
Les sources de calendrier associent une URL HTTPS à une chambre.
| Champ | À quoi ça sert | Valeurs possibles | Exemple |
|---|---|---|---|
| Nom de la source | Identifier le calendrier ; obligatoire | Au maximum 120 caractères | Réservations chambre 101 |
| Chambre | Affecter la source ; obligatoire | Chambre du catalogue | 101 |
| URL HTTPS du calendrier | Lire les événements ; obligatoire à la création | Adresse HTTPS ; vide en modification conserve l’adresse | Adresse fournie par votre logiciel |
Enregistrer la source conserve la configuration ; Annuler la modification abandonne le brouillon. Modifier la source rouvre la fiche. Lire un aperçu calcule les actions prévues sans les appliquer. L’aperçu indique sa mesure, son expiration, les créations ou modifications et les problèmes. Ses pages affichent vingt-cinq événements.
Cliquez sur Appliquer cet aperçu seulement après lecture ; le bouton est désactivé si le plan ne peut pas être appliqué. Une réussite relit les réservations. Si l’aperçu est expiré ou refusé, relisez-en un avant de poursuivre. Retirer la source retire directement sa configuration : vérifiez la ligne choisie. Les sources elles-mêmes sont paginées par cinquante ; Relire la liste reprend une lecture en échec.
Tenir les fiches clients et anonymiser
Dans Clients, recherchez une personne avant Nouvelle fiche. La fiche permet de renseigner les informations personnelles proposées ; prénom et nom sont obligatoires. Enregistrez, puis vérifiez la fiche relue. Les commandes de consultation et modification sont distinctes de l’anonymisation.
Fiche anonymisée (RGPD) ouvre la confirmation d’anonymisation de la personne. Relisez sa portée avant de confirmer. Le panneau de traitement des anciens séjours utilise la date Au comme borne ; il affiche le nombre traité après réussite. Une anonymisation ne doit pas être utilisée pour corriger une simple faute de nom. Une fonction marquée « Cette fonction n’est pas disponible dans cette version. » reste indisponible et n’est pas une commande à exécuter.
Préparer et émettre une facture
Dans Facturation, sélectionnez le séjour et contrôlez ses charges. Brouillon prépare une nouvelle facture ; ouvrir une facture existante charge son document.
| Champ | À quoi ça sert | Valeurs possibles | Exemple |
|---|---|---|---|
| Émetteur et destinataire | Identifier les parties | Informations du document | Établissement et occupant |
| Devise | Unité des montants | Devise du document | CHF |
| Description et lignes | Détailler les prestations | Lignes de facture modifiables en brouillon | Nuitée |
| Montant du paiement | Enregistrer un encaissement | Montant accepté par le formulaire | 250,00 |
| Numéro | Référence du paiement | Texte | Référence du terminal |
| Notes | Précisions du document ou de l’avoir | Texte | Motif de correction |
Ajouter la ligne complète le brouillon ; la commande de retrait enlève une ligne. Taxe de séjour ajoute la ligne correspondante proposée. Enregistrer conserve les changements. Émettre fige la facture : vérifiez toutes les lignes et données avant cette action. Une facture émise ou un avoir n’est plus un brouillon librement modifiable.
PDF télécharge le document sélectionné. Encaisser enregistre le paiement préparé. Créer un avoir utilise le document et le motif saisi pour sa correction ; vérifiez la référence. Après chaque action, contrôlez les nouveaux montants et l’état retourné. La production d’un PDF n’est pas l’enregistrement d’un paiement.
Remplir le registre et consulter l’historique
Dans Registre, réglez Du et Au, puis Exporter (CSV) pour la période voulue. Nouvelle fiche ouvre la saisie du registre.
| Champ | À quoi ça sert | Valeurs possibles | Exemple |
|---|---|---|---|
| Nom / Prénom | Identifier la personne | Texte | Camille Exemple |
| Date et lieu de naissance | Renseigner l’identité | Date et texte | Données fictives de recette |
| Nationalité / Pays (ISO) | Préciser l’origine | Nationalité et code pays demandé | CH |
| Adresse / Ville | Renseigner le domicile | Texte | Adresse fictive |
| Arrivée / Départ | Définir les dates du séjour | Dates cohérentes | Deux nuits |
| Chambre | Rattacher la fiche | Chambre de l’établissement | 101 |
Ajouter valide la fiche après les contrôles du formulaire ; Annuler ferme sans ajout. Cette fonction ne remplace pas la vérification de vos obligations locales par l’établissement.
Dans Historique, remplissez la recherche et les bornes Du (UTC) et Au (UTC), puis Rechercher. Ouvrez un séjour pour son détail. Imprimer ouvre l’impression du navigateur ; Fermer revient à la liste. Contrôlez le fuseau UTC de ces champs avant de rapprocher l’historique d’un horaire local.
Programmer et suivre les réveils
| Champ | À quoi ça sert | Valeurs possibles | Exemple |
|---|---|---|---|
| Chambre / Extension | Choisir le poste à appeler | Chambre ou numéro interne proposé | Chambre 101 |
| Heure du réveil | Définir l’échéance | Date et heure valides | Demain à 07:00 |
| Fuseau horaire | Interpréter l’heure | Fuseau choisi ou effectif | Europe/Zurich |
| Récurrence | Répéter le réveil | Aucune, quotidienne, jours de semaine | Aucune |
| Langue | Choisir l’annonce | Langue proposée | Français |
| Fichier audio | Personnaliser le message | Son disponible | Annonce de réveil |
Cliquez sur Programmer le réveil, puis contrôlez l’heure et le poste dans la liste. Annuler sur un réveil agit sur cette programmation. Les états d’exécution doivent être lus : programmer un réveil ne prouve pas que l’occupant l’a décroché. Une erreur de lecture ou d’écriture reste distincte d’une liste vide.
Préparer les urgences
Dans Urgences, les droits de lecture des scénarios, de déclenchement et de lecture des événements sont séparés.
- Préparez Nom du scénario, Fichier audio, Langue, Actif et Cibles.
- Choisissez les chambres ou destinations proposées et cliquez sur Créer le scénario.
- Utilisez la commande de modification pour corriger le scénario, puis enregistrez.
- Cliquez sur Simuler pour obtenir les cibles prévues sans déclencher l’opération réelle.
- Vérifiez les cibles avant Déclencher en réel. Cette commande demande une confirmation portant le nom du scénario.
- Consultez les événements et utilisez Acquitter pour marquer leur prise en compte.
En cas de réponse perdue au déclenchement, relisez les événements et utilisez la reprise du même scénario ; ne créez pas un nouveau scénario pour réessayer. Une simulation réussie ne garantit pas une diffusion réelle aboutie.
Régler les groupes et le raccordement hôtelier
Dans Groupes, saisissez un Nom de 120 caractères au maximum puis Ajouter. La modification, l’annulation et Supprimer concernent le groupe sélectionné. Affectez ensuite les chambres à un groupe ou Sans groupe.
La politique distingue Même groupe et Autres groupes / sans groupe. Choisissez toutes autorisées, aucune ou réception. Si un renvoi à la réception est choisi, son numéro interne est obligatoire et contient de 1 à 20 chiffres. Enregistrer les paramètres conserve la politique.
Dans Configuration, le raccordement PMS relie le PBX au logiciel de gestion hôtelière.
| Champ | À quoi ça sert | Valeurs possibles | Exemple |
|---|---|---|---|
| Adresse PMS (hôte:port) | Joindre le logiciel hôtelier | Adresse et port de votre intégrateur | pms.exemple.test:5000 |
| Équipement PMS | Identifier le raccordement | Valeur attendue par le logiciel | Référence fournie par l’intégrateur |
| Actif | Activer le raccordement | Interrupteur | Activé après préparation |
| Authentification | Protéger la liaison | Option et clé selon le raccordement | Clé fournie par l’intégrateur |
Enregistrer les paramètres applique la configuration. La gestion du secret exige ses droits propres ; laisser le secret vide conserve celui existant. Tester le raccordement teste les valeurs enregistrées ; enregistrez le brouillon avant le test. Lisez le diagnostic retourné. Les configurations signalées indisponibles n’ont pas d’effet actif dans cette version.
Vérifier les résultats et demander de l’aide
Après chaque opération, contrôlez la chambre, le séjour ou le document relu. Si un catalogue ne peut pas être lu, faites vérifier ses droits et utilisez la reprise proposée ; ne créez pas un objet en doublon. Pour un conflit de réservation, corrigez la chambre ou les dates. Pour une erreur de paiement, d’émission, de déclenchement ou de raccordement, conservez le message exact et relisez l’objet avant de recommencer.